Een medewerker valt uit. Wat nu? De Wet verbetering poortwachter bepaalt precies wat er de komende twee jaar van jou én je medewerker wordt verwacht. Het is een strakke juridische verplichting, maar het doel is helder: herstel stimuleren, re-integratie begeleiden en langdurig verzuim zoveel mogelijk voorkomen. In dit artikel lees je welke stappen je zet, welke deadlines er gelden en hoe je het proces werkbaar houdt.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter (Wvp) regelt de re-integratieverplichtingen voor werkgever en werknemer bij ziekteverzuim. De wet is in 2002 ingevoerd om langdurig verzuim terug te dringen. Het uitgangspunt: je wacht niet af, je begeleidt actief.
Na afloop van twee jaar ziekte beoordeelt het UWV of jij als werkgever je re-integratieverplichtingen bent nagekomen. Heb je dat niet gedaan, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: je betaalt tot een jaar langer het loon door.
De verplichte stappen in de eerste 104 weken
Week 1 Ziekmelding
De medewerker meldt zich ziek. Jij registreert de ziekmelding en geeft dit door aan je arbodienst of verzuimspecialist. Het contact tussen werkgever en medewerker begint al hier: hoe gaat het, wat is er nodig? Een snelle, menselijke reactie legt de basis voor een goede samenwerking in de weken die volgen.
Week 6 Probleemanalyse
De bedrijfsarts stelt, eventueel via een taakgedelegeerde verzuimspecialist, een probleemanalyse op. Hierin staat: wat zijn de beperkingen van de medewerker, wat kan hij of zij nog wél en wat zijn de verwachtingen voor herstel? Let op: dit is een harde deadline in de Wet verbetering poortwachter. Te laat betekent risico op een loonsanctie.
Week 8 Plan van aanpak
Werkgever en medewerker stellen samen een plan van aanpak op, op basis van de probleemanalyse. Hierin staan de re-integratiedoelen en de stappen om die te bereiken. Het plan van aanpak is geen statisch document: je evalueert en past het aan als de situatie verandert.
Doorlopende evaluatiemomenten
Minimaal elke zes weken hebben werkgever en medewerker contact en kijken samen of het plan van aanpak nog klopt. Leg deze contactmomenten altijd vast in het re-integratiedossier. Dat dossier is later de basis voor de UWV-beoordeling.
Week 42 UWV-melding
In week 42 meld je de ziekmelding bij het UWV. Dit is een administratieve verplichting. Je hoeft hiervoor niets te bewijzen, maar je moet het wél doen en op tijd. Te laat melden leidt tot een boete.
Week 52 Eerstejaarsevaluatie
Aan het einde van het eerste ziektejaar evalueer je het re-integratieproces. De bedrijfsarts stelt een Functionele Mogelijkhedenlijst (FML) of Inzetbaarheidsprofiel (IZP) op. Dat document vormt de basis voor de arbeidsdeskundige als er een tweede spoor nodig is.
Week 87–93 WIA-voorbereiding en eindverslag
Richting twee jaar ziekte bereid je de WIA-aanvraag voor. Jij als werkgever stelt samen met de medewerker een eindverslag op waarin alle re-integratie-inspanningen van de afgelopen twee jaar zijn beschreven. Dit eindverslag wordt meegestuurd met de WIA-aanvraag.
Eerste spoor en tweede spoor?
Re-integratie kent twee sporen. Het eerste spoor richt zich op terugkeer bij de eigen werkgever: in de eigen functie, in aangepast werk of in een andere rol binnen dezelfde organisatie. Dit is het uitgangspunt gedurende het eerste ziektejaar en kan doorlopen in het tweede jaar als er nog perspectief is op terugkeer.
Lukt dat niet? Dan komt het tweede spoor in beeld. Daarin zoek je samen met de medewerker naar passend werk bij een andere werkgever. Uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie, rond week 52, moet het tweede spoor worden opgestart. Dit kan alleen achterwege blijven als er binnen drie maanden concreet zicht is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie.
Beide sporen kunnen parallel lopen. Meestal wordt het tweede spoor geadviseerd door een arbeidsdeskundige wanneer het eerste ziektejaar is bereikt. Wacht hier niet te lang mee, het UWV kijkt bij de WIA-beoordeling kritisch of het tweede spoor tijdig en adequaat is ingezet.
Wat gaat er regelmatig mis in de praktijk bij onvoldoende focus?
De meest voorkomende knelpunten in de Wet verbetering poortwachter:
- Te laat starten met de probleemanalyse (week 6 is een harde deadline)
- Onvoldoende contact documenteren in het re-integratiedossier
- Het plan van aanpak niet bijhouden bij veranderingen
- Te lang wachten met het tweede spoor opstarten
- De 42e-weeksmelding vergeten
Al deze missers kunnen leiden tot een loonsanctie bij de WIA-beoordeling. Een goede verzuimspecialist helpt je de deadlines te bewaken en dat het dossier op orde is als het UWV ernaar kijkt.
Hoe begeleidt Bloeij het poortwachtertraject?
Bij ons is de verzuimspecialist het vaste aanspreekpunt voor jou en je medewerker, gedurende het hele poortwachtertraject. Via taakdelegatie bewaakt hij of zij de stappen, signaleert wanneer de bedrijfsarts moet worden ingeschakeld en houdt het re-integratiedossier bij.
Jij hoeft de deadlines niet zelf in de gaten te houden en kunt je richten op de mens achter het verzuim. Want daar gaat het uiteindelijk om: dat iemand zich gehoord voelt, de juiste begeleiding krijgt en zo snel mogelijk weer op de plek zit waar hij of zij wil zijn. Niet omdat het moet van de wet, maar omdat het goed is voor de medewerker, voor jouw team en voor de organisatie als geheel.
