Voorkomen van verzuim? Let op deze 10 signalen!

Leestijd 6 minuten

In veel organisaties wordt verzuim nog vooral gezien als iets medisch. Iemand meldt zich ziek, de arbo wordt betrokken en het proces volgt de bekende stappen van de Wet Verbetering Poortwachter. Maar wie goed kijkt, ziet dat verzuim bijna nooit begint op het moment dat iemand zich ziekmeldt. Het begint ervoor. Soms weken, soms maanden.

Verzuim heeft zelden één oorzaak, tenzij het medisch is. Het ontstaat in de wisselwerking tussen werk, gedrag, samenwerking, persoonlijke omstandigheden en betekenis. Precies in die laag ontstaan de patronen die bepalen of iemand overeind blijft of uitvalt. Door die patronen kan roze verzuim ontstaan: de situatie waarin een medewerker wel aanwezig is op het werk, maar door mentale of fysieke klachten niet in staat is om echt productief te zijn.

Leiderschap: richting, helderheid en veiligheid bepalen hoe zwaar werk voelt

In veel organisaties zien we dezelfde patronen en signalen terug. Bijvoorbeeld rondom werkdruk, werk-privébalans en talentontwikkeling, maar ook hoe dit wordt geleid en besproken. Veel voorkomend zijn situaties waarin:

verwachtingen onduidelijk zijn
feedback niet wordt uitgesproken
medewerkers sterk vasthouden aan eigen ideeën over hoe het “hoort”
leidinggevenden niet tijdig doorpakken bij gedrag dat niet past
er inzicht is in hoe het écht gaat met een medewerker

Situaties die kunnen ontstaan doordat een leidinggevende het gevoel heeft van tijdsgebrek, dat “het wel goed zit”, niet voldoende kennis heeft over hoe je het goede gesprek voert of te weinig regelruimte heeft. Empatisch leiderschap maakt werk lichter en voorspelbaar. Gebrek daarvan maakt zelfs licht werk zwaar. De kwaliteit van gesprekken, vooral de lastige, is daarmee één van de voorspellers van inzetbaarheid.

Cultuur: als mensen elkaar niet aanspreken, raakt het team zijn kracht kwijt

In iedere groep mensen, dus ook in organisaties en teams, bestaan ongeschreven regels die bepalen hoe er wordt samengewerkt, ofwel de cultuur. In teams waar collega’s naast elkaar werken in plaats van mét elkaar, waar grenzen niet gedeeld worden of waar iedereen “zijn eigen manier” heeft, verdwijnt het gevoel van gezamenlijkheid. Dat zie je terug in gedrag. Een lage drempel om ziek te melden, vage redenen, gemiste signalen en problemen die blijven liggen. Niet vanuit onwil, maar omdat de sociale norm ontbreekt die zegt: “We doen dit samen.”

Bij organisaties met een laag verzuimcijfer zie je in de basis vaak terug dat er duidelijkheid is over professioneel gedrag, onderlinge afspraken en een cultuur waarin mensen elkaar durven aan te spreken, juist vóórdat iemand uitvalt.

Life-events: de stille onderstroom die invloed heeft op hoe iemand werkt

Verzuim ontstaat lang niet altijd door werk. Veel medewerkers dragen buiten het werk taken met zich mee die hun belastbaarheid beïnvloeden en daarmee ook het werkvermogen. Denk aan mantelzorg, financiële stress, rouw, relatieproblemen, overgang en vermoeidheid. Steeds meer organisatie hebben hiervoor een aanbod aan interventies. Waardevol, maar het werkt alleen als medewerkers (en leidinggevenden) goed weten wanneer ze iets kunnen inzetten en dit dan ook tijdig signaleren en actie ondernemen. Aan de andere kant is het belangrijk dat leidinggevenden het gesprek durven te openen over wat iemand nodig heeft. Het hebben van middelen is één ding. Het erover kunnen praten, is waar preventie begint.

Zingeving en werkidentiteit: wanneer wat je doet niet meer klopt met wie je bent

In vrijwel elke organisatie veranderen rollen, verwachtingen en teams. Dat vraagt iets van medewerkers. Wanneer werk niet langer aansluit bij iemands waarden, talenten of motivatie, ontstaat er een knelpunt dat niet direct zichtbaar is, maar wél voelbaar in gedrag. Motivatie daalt, weerstand stijgt en de ruimte om met uitdagingen om te gaan wordt kleiner. Dat maakt mensen kwetsbaarder voor uitval. Zingeving is geen luxe of ‘zacht’ thema. Het is een stevige voorspeller voor duurzame inzetbaarheid. Daarom is het enorm belangrijk om te investeren in wendbaarheid en veerkracht van medewerkers. En in het gesprek over en onderzoek naar zingeving.

Belangrijke signalen dat een medewerker onder druk staat

Soms laat het gedrag of welzijn van een medewerker subtiele, maar belangrijke signalen zien dat iemand onder druk staat of dreigt vast te lopen. Door deze signalen tijdig te herkennen, kun je het gesprek openen en passende ondersteuning bieden.

Terugkerende ziekmeldingen binnen korte tijd, bijvoorbeeld twee of meer in één maand
Frequent verzuim (drie keer of vaker in een periode van 12 maanden), zonder aanwijsbare onderliggende medische reden
Het vermijden van gesprekken of verantwoordelijkheden, zoals deadlines missen zonder uitleg
Defensief of boos reageren wanneer werkprestaties of afwezigheid worden besproken
Een duidelijke daling in productiviteit, werk van lagere kwaliteit of onafgemaakte taken
Gezondheidsklachten die het functioneren belemmeren, zoals chronische pijn of stress-gerelateerde klachten
Een negatieve houding tegenover werk, collega’s of leidinggevenden
Zich terugtrekken, sociale interacties vermijden of emotioneel reageren
Steeds vaker medische afspraken of specialistische consulten, zoals fysiotherapie of psychologische ondersteuning
Lange periodes van afwezigheid zonder een helder herstelplan

Door deze signalen serieus te nemen en er vroegtijdig over in gesprek te gaan, geef je medewerkers de ruimte om te herstellen én voorkom je dat kleine signalen uitgroeien tot grote problemen.

Gesprekken maken organisaties sterk, afwezigheid ervan maakt ze kwetsbaar

Veel van deze signalen kunnen uiteindelijk leiden tot middellang of lang verzuim. Deze zijn dus vaak al eerder merkbaar. Het gaat om verwachtingen die niet uitgesproken worden, gedrag dat niet past bij wat een team nodig heeft, collega’s die elkaar niet meer aanspreken of medewerkers die moeite hebben met veranderende rollen. Soms zijn teams zo druk dat niemand nog aangeeft dat het eigenlijk niet gaat. Het zijn subtiele aanwijzingen die, als ze blijven liggen, langzaam uitgroeien tot uitval. Verzuim is dan geen onverwacht incident. Het is een teken dat eerdere signalen onvoldoende besproken zijn. Door tijdig en beter het gesprek te voeren over gedrag, grenzen, draagkracht en verwachtingen, verschuift verzuim van iets onvoorspelbaars naar iets wat in veel gevallen te voorkomen en te beïnvloeden is.

Hoe wij organisaties hierin versterken

Wij geloven dat duurzame inzetbaarheid begint lang vóór verzuim. Wanneer mens en werk in balans zijn, wanneer er ruimte is voor groei en wanneer gesprekken open en oprecht gevoerd worden, blijft iemand in staat om de beste versie van zichzelf te zijn. Daarom staan we dichtbij organisaties én medewerkers. We versterken leidinggevenden in het voeren van het goede gesprek, helpen teams helderheid te creëren over professionele normen en ondersteunen medewerkers bij life-events en momenten waarop gezondheid of (werk)geluk onder druk staat. Niet door te focussen op regels of protocollen, maar door te investeren in aandacht, vertrouwen en eigen regie. Zo zorgen we er samen voor dat mensen gezond, gemotiveerd en met plezier kunnen blijven werken en dat organisaties daarin meebewegen en bloeien.

Meer weten over onze arbodienstverlening of onze workshops & trainingen? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder!

Nog meer inspiratie opdoen?

Ontdek meer van onze  inzichten. Hieronder alvast een kleine selectie:

Jip van der Pol

Manager mens, merk & productontwikkeling