Een lerende organisatie, ook als het om welzijn gaat
Bij het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) draait alles om het verzamelen, verrijken, duiden en delen van kennis over opvoeden en opgroeien. Als onafhankelijk kennisinstituut ondersteunt NJi beleidsmakers, leerkrachten, ouders en professionals met wetenschappelijk onderbouwde inzichten. Maar wie anderen wil versterken, moet ook naar binnen kunnen kijken. Mensen zijn een belangrijk kapitaal voor het NJi. “We willen dat onze eigen mensen goed in hun vel zitten,” vertelt Josine Smagge - Rueck, manager HRM. “Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk speerpunt in onze organisatie.” Toch was dat niet altijd vanzelfsprekend. “We hadden een relatief hoog verzuim, met opvallend veel langdurige dossiers,” blikt Roland Boontje, senior HR adviseur, terug. “We zochten naar een arbodienst die niet alleen uitvoert, maar echt meedenkt. Die naast ons staat als businesspartner. En dat hebben we gevonden in Bloeij.”
Van reactief naar proactief
Voor de samenwerking met Bloeij werkte NJi met een meer traditionele arbodienst. “Zodra iemand zich ziekmeldde, begon het standaardproces gericht op curatie,” zegt Roland. “Een zieke medewerker werd na zes weken gebeld. Er was weinig tijd en aandacht voor preventie, weinig ruimte voor maatwerk.” “Erg reactief”, vult Josine aan. Dat moest anders. In 2022 schreef NJi een aanbesteding uit, waarin zij hun ambitie helder verwoordden: meer aandacht voor preventie én amplitie en het versterken van mensen vóórdat ze uitvallen. “We wilden niet alleen curatief, maar ook écht aan de voorkant iets veranderen. Van reactief naar proactief. Pas dan werken we aan duurzame inzetbaarheid van al onze mensen.”
Curatief: kortere lijnen, betere keuzes
Het effect van de overstap was al snel merkbaar. “De lijntjes zijn veel korter geworden,” vertelt Roland. “Als ik een vraag heb, kan ik onze adviseur direct bellen. Vaak is er zelfs op dezelfde dag al contact.” Die nabijheid maakt volgens hem het verschil. “Adviseurs denken mee, durven ook op de rem te trappen als medewerkers te snel terug willen keren. Ze kiezen voor duurzame oplossingen”, volgens Josine. Een ander groot voordeel: de directe samenwerking met leidinggevenden. “Onze leidinggevenden hebben nu ook zelf overleg met de adviseurs van Bloeij. Ze leren gaandeweg wat werkt en zetten sneller interventies in. Bijvoorbeeld een coach inschakelen als iemand vastloopt. Dat doen ze nu uit zichzelf.” En het werkt. “We zien nauwelijks terugval bij medewerkers die zijn teruggekeerd,” zegt Roland. “Dat zegt veel over de kwaliteit van de begeleiding.”
Preventie: workshops, coaching en cultuurverandering
Naast de winst aan de curatieve kant, kreeg ook preventie een flinke impuls. “We bieden nu actief preventieve spreekuren aan en communiceren dat ook duidelijk in de organisatie,” vertelt Josine. “Als een leidinggevende signalen oppikt, plannen we meteen een gesprek.” Ook organiseert Bloeij workshops op basis van actuele thema’s die uit analyses naar voren komen. “Dat is het mooie van onze samenwerking”, zegt Roland. “We zitten regelmatig met elkaar om tafel. Bloeij maakt analyses van ons verzuim en de preventieve spreekuren. Ik vertel wat ik zie in de organisatie en dan adviseert Bloeij daar een passende workshop bij. En die zit dan vaak ook meteen vol.” Een opvallend succesverhaal is de inzet van preventieve coaching. “Dat is echt gewoon geworden. Medewerkers vragen zelf naar een coach van Bloeij om inzicht te krijgen in hun drijfveren en uitdagingen, nog voordat er sprake is van uitval. Dat was een jaar geleden ondenkbaar”, vertelt Josine.
Amplitie: een andere manier van kijken
Samen met Bloeij maakt NJi de stap van curatie naar focus op amplitie. Een focus op het versterken van mensen in plaats van het enkel oplossen van problemen. “Dat vraagt om een andere manier van kijken,” legt Roland uit. “Niet alleen aandacht voor wat er misgaat, maar juist versterken van wat goed gaat. En hoe we dat kunnen uitbouwen.” Josine vervolgt: “Ik durf oprecht te zeggen dat onze plannen op het gebied vitaliteit er heel anders uit had gezien als we niet waren overgestapt naar Bloeij.” Deze nieuwe visie begint inmiddels gemeengoed te worden binnen de organisatie. Dat komt ook omdat Bloeij in stappen alle leidinggevenden getraind heeft. “Bijna alle leidinggevenden zijn inmiddels enthousiast én bekwaam. Ze durven vaker het gesprek aan en zien dat het werkt”, zegt Josine. De Bloeij-meting, diverse trainingen en inspiratiesessies voor leidinggevenden zijn belangrijke middelen om deze cultuuromslag verder te versterken. De leidinggevende vervult een sleutelrol in het voeren van “het goede gesprek” en daarmee een positieve (amplitieve) en preventieve cultuur in de organisatie.
“Iedereen denkt mee”
De samenwerking met Bloeij heeft niet alleen geleid tot een daling van het verzuim, maar ook tot een nieuwe manier van werken. “Eerlijk gezegd: als we niet waren overgestapt, had ons strategische personeelsbeleid er nu heel anders uitgezien.” Zegt Roland. “We hebben keuzes gemaakt die we anders niet hadden durven nemen.” Wat Roland het meest aanspreekt aan Bloeij? “Jullie zijn écht een partner. Iedereen denkt mee, van directie tot adviseur. En jullie brengen zware thema’s met een glimlach. Dat maakt het makkelijker om het onderwerp bespreekbaar te houden.” Volgens Josine is dat misschien wel de grootste winst. “We normaliseren nu dat mensen de ruimte voelen om over hun uitdagingen te praten. Daarmee voorkom je veel problemen en het werkt.”
Leiderschap in vitaliteit
Voor de toekomst liggen er mooie uitdagingen in het verschiet. “We willen amplitie nog verder doorvertalen in ons beleid en leiderschap,” vertelt Roland. Josine vult aan: “Niet telkens hetzelfde herhalen, maar zoeken naar nieuwe manieren om het levend te houden. En leidinggevenden nog beter toerusten om dit uit te dragen.” Bloeij blijft daarin een belangrijke sparringpartner. “Jullie helpen ons om plannen te onderbouwen met cijfers en visie. Dat geeft ons de handvatten om het ook bij het bestuur op de agenda te krijgen.”
Investeren loont
Wat Josine andere organisaties wil meegeven? “Durf te investeren, ook als je nog niet weet wat het precies oplevert. Wij hebben gezien dat het dubbel en dwars de moeite waard is.” En misschien nog wel belangrijker, zegt Roland: “Geef als HRM-er niet op bij de eerste ‘nee’,” zegt hij. “Soms krijg je die van een leidinggevende die twijfelt of van een bestuur dat ook andere prioriteiten heeft en het nut van preventie niet meteen inziet. Maar als je blijft volhouden en goed onderbouwt waarom het belangrijk is, komt het resultaat vanzelf.”
